Was ist eine RACI-Matrix? Definition, Erstellung, Regeln, Nutzen, Vorteile und Benachteiligungen (2024)

Eine RACI-Matrix ist eine unkomplizierte Methode zur Definition und Dokumentation von Projektrollen und -verantwortlichkeiten. Der Einsatz eines solchen Systems erhöht die Erfolgschancen Ihres Projekts erheblich. RACI wurde erstmals in den 1950er Jahren als „Decision Rights Matrix“ eingeführt. Es ist das einzige Projektmanagement-Tool, das Rollen und Personen berücksichtigt. Zu den RACI-Varianten gehören RASCI, ARCI und DACI. Dieser Artikel befasst sich mit einer RACI-Matrix, ihren Zielen, Vorteilen und Nachteilen.

Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix, auch RACI-Diagramm oder RACI-Diagramm genannt, ist ein Projektmanagement- und Organisationsinstrument, das die Definition und Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten für Aufgaben, Aktivitäten oder Ergebnisse innerhalb eines Projekts oder Geschäftsprozesses unterstützt. Der Begriff „RACI“ steht für „Responsible“ (verantwortlich), „Accountable“ (verantwortlich), „Consulted“ (konsultiert) und „Informed“ (informiert), also vier Schlüsselrollen, die Einzelpersonen oder Gruppen bei einer bestimmten Aufgabe einnehmen können.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen Rollen in einer RACI-Matrix:

• Verantwortlich

Die Menschen, die arbeiten, sind verantwortlich. Das sind die Personen, die eine Aufgabe erledigen oder eine Entscheidung treffen müssen. Mehrere Personen können gemeinsam verantwortlich sein.

• Verantwortlich

Eine Person muss abzeichnen oder genehmigen, wenn die Aufgabe, das Ziel oder die Entscheidung abgeschlossen ist. Diese Person ist rechenschaftspflichtig. Beachten Sie jedoch, dass nicht mehr als eine Person verantwortlich sein kann, was bedeutet, dass die Verantwortung dort liegt.

• Konsultiert

Es gibt immer eine Person, die ihren Beitrag leisten muss, bevor die Arbeit erledigt und abgezeichnet werden kann. Diese Person wird konsultiert. Es handelt sich um aktive Teilnehmer, die auf dem Laufenden sind.

• Informiert

Aktualisierungen zu Fortschritten oder Entscheidungen gehen an die Informierten. Diese Personen werden nicht formell konsultiert. Sie tragen nur direkt zu der Aufgabe oder Entscheidung bei. Um eine RACI-Matrix zu erstellen, müssen alle an der Durchführung des Projekts beteiligten Aufgaben ermittelt werden. Listen Sie diese Aufgaben auf der linken Seite des Diagramms in der Reihenfolge auf, in der sie erledigt werden müssen.

• Interessierte Kreise

Bestimmen Sie als Nächstes alle Projektbeteiligten und listen Sie deren Namen am oberen Rand des Diagramms auf. Danach füllen Sie die Zellen des Modells aus und wissen, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist. Der letzte Schritt bei der Erstellung Ihrer RACI-Matrix besteht darin, sie mit Ihren Stakeholdern zu teilen, etwaige Konflikte oder Unklarheiten zu beseitigen und eine Einigung zu erzielen.

Stellen Sie jedem Stakeholder diese drei Fragen:

• Hat ein Stakeholder viele Projekte, die ihm zugewiesen sind?

• Muss der Stakeholder an vielen der Aktivitäten teilnehmen?

• Kann „verantwortlich“ in „konsultiert“ geändert werden oder umgekehrt?

• Ist jeder Stakeholder mit der ihm zugewiesenen Rolle einverstanden?

Dies sollte in die Projektcharta und -dokumentation aufgenommen werden, wenn eine solche Vereinbarung getroffen wird.

Erstellung einer RACI-Matrix

Nachfolgend finden Sie die grundlegenden Schritte, die bei der Erstellung einer RACI-Matrix hilfreich sind:

1. Bestimmen Sie die Projektrollen

Wählen Sie alle Personen aus, die an dem Projekt beteiligt sein sollen. Dabei kann es sich um ein Teammitglied handeln, das an den Aufgaben arbeitet, oder um einen Stakeholder, der über den Fortschritt informiert werden muss. Traditionell würden Sie die Stellenbezeichnungen der Rollen am oberen Rand der Matrix festlegen. Einige bevorzugen die Verwendung von Rollen, wenn eine einzelne Person in anderen Fällen verschiedene Rollen ausfüllt. Sie sollten jedoch den Namen der Person angeben, wenn mehrere Personen ähnliche Funktionen ausüben, oder manchmal ist es für Sie leichter zugänglich.

2. Identifizieren Sie Aufgaben und Ergebnisse

Listen Sie alle Aufgaben und Leistungen auf, die im Rahmen des Projekts erbracht werden müssen. Legen Sie alle diese Aufgaben in die Spalte ganz links in Ihrem Diagramm. Sie können so viele Aufgaben in das Diagramm aufnehmen, wie Sie wollen, aber versuchen Sie, nicht zu detailliert zu werden, damit Ihr Diagramm so einfach wie möglich zu lesen ist.

3. Weisen Sie jeder Aufgabe einen RACI zu

Überlegen Sie sich für jede Aufgabe auf Ihrem Plan eine Person oder Rolle, die dafür verantwortlich und rechenschaftspflichtig sein sollte.

Für jede Aufgabe sollte nur eine Rolle/Person verantwortlich sein, obwohl es nicht dieselbe Person sein muss, die für jede Aufgabe verantwortlich ist. Legen Sie auch fest, wer während des gesamten Prozesses und nach Abschluss der Aufgaben oder Ergebnisse konsultiert oder informiert werden soll.

4. Teilen Sie die Matrix mit Ihrem Team

Diskutieren Sie mit Ihrem Team. Teilen Sie Ihre Matrix mit Ihrem Team. Erläutern Sie die Aufgaben und Zuständigkeiten aller Beteiligten und machen Sie sie bekannt. Bitten Sie um Feedback, um mögliche Konflikte oder Unklarheiten zwischen Aufgaben oder zugewiesenen Rollen zu lösen.

5. Teilen Sie die Matrix mit den Stakeholdern

Bitte geben Sie sie an alle wichtigen Interessengruppen weiter, sobald Ihr Team die Matrix genehmigt hat. Holen Sie die Zustimmung der Beteiligten ein und entscheiden Sie, mit wem während des Projekts kommuniziert oder wer konsultiert werden soll. Dies trägt dazu bei, die Erwartungen an die Zukunft zu steuern und Verwirrung zu vermeiden.

Erfahren Sie mehr: Was ist die Eisenhower Matrix?

RACI-Matrix-Regeln

Wenn Sie sich an einige grundlegende Richtlinien halten, wird die Arbeit mit einem RACI-Diagramm weniger mühsam sein. Sobald Ihr RACI-Diagramm fertig ist, sollten Sie es überprüfen, um sicherzustellen, dass es die folgenden Kriterien erfüllt:

• Für jede Aufgabe ist mindestens ein Verantwortlicher zu benennen.

• Vergewissern Sie sich, dass alle in Ihrem RACI-Diagramm vertretenen Personen die von Ihnen festgelegten Aufgaben und Zuständigkeiten kennen und anerkennen und ihnen zustimmen. Vor allem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Matrix alle zusätzlichen Unklarheiten in Bezug auf das Projekt ausräumt.

• Achten Sie auf die Zuständigkeiten, Leistungen und Entscheidungen, die in der RACI-Matrix aufgeführt sind. Vermeiden Sie zu allgemeine oder zu administrative Aufgaben wie die Teilnahme an Teamsitzungen oder die Erstellung von Statusberichten.

• Jeder Aufgabe ist eine einzige (und nur eine) verantwortliche Partei zugeordnet, um eine eindeutige Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

• Kein Teammitglied wird mit einer übermäßigen Anzahl von verantwortungsvollen Aufgaben überlastet.

• Jeder Einzelne im Team trägt zur Erledigung der einzelnen Aufgaben bei.

• Stellen Sie sicher, dass Sie über eine einfache und unaufdringliche Methode verfügen, um die konsultierten und informierten Rollen in Ihrer Matrix auf dem Laufenden zu halten, wenn Sie viele dieser Rollen haben. Es könnte so einfach sein, wie sicherzustellen, dass jeder Zugang zu Ihrem Projektplan hat, so dass sie die Fortschritte, die während der ganzen Zeit gemacht werden, im Auge behalten können. Es ist eine hervorragende Option, um Menschen außerhalb Ihrer Organisation in den Kreislauf einzubeziehen.

11 Vorteile der RACI-Matrix

Eine RACI-Matrix, auch bekannt als Responsibility Assignment Matrix, ist ein wertvolles Instrument im Projektmanagement und in der Organisationsplanung. Es hilft bei der Definition und Kommunikation der Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder in einem Projekt oder Prozess. Die Vorteile der Verwendung einer RACI-Matrix sind unter anderem:

1. Klarheit und Kommunikation: Es bietet eine klare und visuelle Darstellung, wer für jede Aufgabe oder Aktivität verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist. Die durch die RACI-Matrix geschaffene Transparenz trägt dazu bei, Unsicherheiten und Fehlinterpretationen zu verringern.

2. Rollendefinition: Sie stellt sicher, dass jeder, der an einem Projekt oder Prozess beteiligt ist, seine spezifische Rolle versteht und weiß, was von ihm erwartet wird. Dies kann die Verantwortlichkeit und die Leistung verbessern.

3. Delegation von Aufgaben: Die Matrix hilft bei der Delegation von Aufgaben und erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Verfolgung des Fortschritts. Die Teammitglieder wissen, wofür sie verantwortlich sind, so dass es wahrscheinlicher ist, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden.

4. Zeit- und Ressourcenmanagement: Durch die klare Definition von Rollen und Zuständigkeiten hilft die RACI-Matrix den Teams, ihre Zeit und Ressourcen effizienter zu verteilen. Dadurch wird das Risiko von Doppelarbeit oder der Vernachlässigung wichtiger Aufgaben verringert.

5. Entscheidungsfindung: Es hilft dabei festzulegen, wer für jede Aufgabe konsultiert oder informiert werden muss. Dies ist vor allem bei Entscheidungsprozessen wichtig, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen an wichtigen Entscheidungen beteiligt sind.

6. Lösung von Konflikten: Bei Unstimmigkeiten oder Konflikten innerhalb eines Projekts oder Prozesses kann die RACI-Matrix als Referenz dienen, um festzustellen, wer die endgültige Entscheidungsbefugnis hat. Dies kann dazu beitragen, Streitigkeiten effizienter zu lösen.

7. Ausrichtung auf Ziele: Die RACI-Matrix kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe und Aktivität mit den Projekt- oder Unternehmenszielen übereinstimmt, was dazu beiträgt, dass der Fokus erhalten bleibt und die Ziele erreicht werden.

8. Onboarding und Schulung: Es ist ein wertvolles Instrument für die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder Mitarbeiter, da es deren Rollen und Verantwortlichkeiten klar umreißt. Außerdem gibt es Anwendungen für die Ausbildung und Entwicklung.

9. Risikominimierung: Die Festlegung von Verantwortlichkeiten verringert das Risiko, dass Aufgaben übersehen oder vernachlässigt werden, was zu Projektverzögerungen oder -fehlern führen kann.

10. Verbesserte Zusammenarbeit: Die RACI-Matrix fördert die Zusammenarbeit, indem sie festlegt, wer konsultiert oder informiert werden muss. Es fördert den Sinn für Teamarbeit und Kooperation unter den Teammitgliedern.

11. Prozessverbesserung: Im Laufe der Zeit, wenn die Projekte voranschreiten und die Prozesse sich weiterentwickeln, kann die RACI-Matrix aktualisiert werden, um Änderungen bei den Rollen und Verantwortlichkeiten zu berücksichtigen. Dies unterstützt die laufenden Bemühungen zur Prozessverbesserung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die RACI-Matrix ein nützliches Instrument zur Verbesserung des Projektmanagements und der organisatorischen Abläufe ist. Es fördert eine klare Kommunikation, Verantwortlichkeit und eine effiziente Ressourcenzuweisung und trägt so letztendlich zu erfolgreichen Projektergebnissen und einer verbesserten Teamarbeit bei.

Vorteile einer RACI-Matrix

Die Erstellung einer RACI-Matrix vor Beginn eines Projekts hat mehrere Vorteile. Zu den Vorteilen der RACI-Matrix gehören:

• Rationalisierte Kommunikation: Mit der RACI-Matrix können Sie die Kommunikation straffen und die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen. Dies kann dazu beitragen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und zu vereinfachen.

• Der Input der Interessengruppen wird rationalisiert: Wie? Durch die Unterscheidung zwischen wichtigen Stakeholdern, die um Beiträge gebeten werden müssen, und wichtigen Stakeholdern, die informiert werden müssen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen bei der Rückmeldung. Sie können sicherstellen, dass nur diejenigen, die informiert werden sollen, auf dem Laufenden gehalten werden.

• Erleichtern Sie die Delegation: Bei der Erstellung der RACI-Matrix werden die Rollen aller Beteiligten im Voraus festgelegt. Außerdem gibt es eine klar definierte Person, die für das Projekt verantwortlich ist und an die sich andere mit Ratschlägen, Fragen oder Feedback wenden können.

• Die Erwartungen sind klar: Es gibt keine Verwirrung, weil jeder am Projekt Beteiligte weiß, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben zuständig ist. Sie hilft auch den wichtigsten Beteiligten, ihre jeweilige Rolle zu verstehen.

Nachteile einer RACI-Matrix

• Es ist nicht einfach, alle Beziehungen zwischen den Projektteilnehmern zu definieren.

Das Matrix-Verantwortungsdiagramm beschreibt nicht die Interaktionen der Mitarbeiter in einem Projekt.

• Diese Tabelle dient nur als mechanisches Hilfsmittel.

Dieses Diagramm ist lediglich ein mechanisches Hilfsmittel zur Festlegung der Zuständigkeiten; es definiert nicht eindeutig die Beziehungen zwischen den Projektbeteiligten. Die Beziehung zwischen Autorität und Verantwortung ist allgemein definiert. Es ist nicht leicht, das Ausmaß und den Zustand einer Beziehung auszudrücken.

• Durch den Kunden auferlegte Beschränkungen können den Nutzen einschränken.

Erfahren Sie mehr: Was ist die Ansoff-Matrix?

Wie detailliert sollte ein RACI-Diagramm sein?

Manchmal könnte es verlockend sein, Ihr RACi Chart so detailliert wie möglich zu gestalten. Die vom Project Management Institute empfohlene Best Practice besagt jedoch, dass das ideale RACI-Diagramm zwischen 8 und 10 Projektaktivitäten umfassen sollte. Dadurch wird das Projekt in überschaubare Teile zerlegt. Hier sind einige verschiedene Ansätze, die man verfolgen kann:

• Versuchen Sie nicht fälschlicherweise, alle beteiligten Personen aufzulisten, denn ein RACI-Diagramm ermöglicht es Ihnen, Personen in Gruppen oder Abteilungen zu organisieren. Stattdessen sollten Sie eine Abteilung oder eine Gruppe angeben. Wer ist für die Kontaktaufnahme mit den Kunden zuständig? Marketing.

• Wenn ein übergeordnetes Diagramm Ihnen eine allgemeine Arbeitsteilung nach Abteilungen liefert, sollten Sie spezifischere RACI-Diagramme für die einzelnen von Ihnen benötigten Aktivitäten erstellen. In diesem Beispiel könnte der RACI „Kundenkontakt“ in acht bis zehn Aktivitäten unterteilt werden, die eine andere Gruppe von Personen betreffen.

• Ein kompliziertes Vorhaben kann auch in überschaubare Teile zerlegt werden, indem man es in verschiedene Zeiträume unterteilt. Erstellen Sie zum Beispiel ein RACI-Diagramm für die Arbeiten, die in den nächsten zwei bis drei Wochen erledigt werden müssen. Wenn Sie mit dieser Phase fertig sind, gehen Sie zur nächsten Gruppe von Aufgaben über und wiederholen Schritt eins

Erinnern Sie sich: Die Kognitionswissenschaft hat gezeigt, dass selbst die intelligentesten Menschen nur 5-7 Dinge gleichzeitig im Kopf behalten können. Aus diesem Grund müssen wir sicherstellen, dass unsere RACI-Diagramme leicht zu merken sind.

Erfahren Sie mehr: RACI-Matrix vs. ARPA-Modell